Держфінмоніторингом України здійснено аналіз помилок, що були допущені суб’єктами первинного фінансового моніторингу – небанківськими фінансовими установами при поданні інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, у січні – лютому 2006 року.

На підставі цього аналізу, відповідно до наказу Держфінмоніторингу від 13.05.2003 №48 підготовлено Методичні рекомендації щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов’язаної із здійсненням фінансового моніторингу.

За результатами вказаного вище аналізу слід зазначити наступне.

У повідомленнях, наданих небанківськими установами в електронному вигляді, практично не було зафіксовано помилок. Декілька повідомлень не було розшифровано через те, що вони були надіслані раніше, ніж сертифікати відкритих ключів. Також кілька повідомлень про фінансові операції містили відомості лише про одного учасника.

Найчастіше допускаються помилки суб’єктами первинного фінансового моніторингу при наданні Держфінмоніторингу інформації на паперових носіях.

Виявлені помилки пов’язані з:

-          порушенням правил заповнення полів - збільшенням або зменшенням встановленого формату та довжини полів у формах 2-ФМ „Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому  моніторингу”  і   4-ФМ „Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу”;

-          невірним заповненням форми 1-ФМ „Картки реєстрації суб’єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб”;

-          незаповненням обов’язкових полів у формах 2-ФМ „Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу” і 4-ФМ „Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу”;

-          неспівпадінням інформації у відповідних полях форм 2-ФМ „Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу” і 4-ФМ „Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу”;

-          невірним визначенням типу особи, яка має відношення до фінансової операції;

-          невірною нумерацією запису в реєстрі фінансових операцій.

1. Порушення правил заповнення полів - збільшенням або зменшенням встановленого формату та довжини полів у формах 2-ФМ „Реєстр фінансових операцій, що можуть бути пов’язані з легалізацією (відмиванням) доходів” і 4-ФМ „Повідомлення про фінансову операцію”

При заповненні форм 2-ФМ та 4-ФМ необхідно звернути увагу на порядок заповнення полів відповідно до наказу Держфінмоніторингу від 13.05.2003 №48.

При заповненні форм слід користуватися такими загальними правилами:

поля, що мають бути заповнені за допомогою кодів, заповнюються з використанням відповідних довідників кодів, які розміщені у додатках  наказу Держфінмоніторингу від 13.05.2003 №48;

якщо поля розбиті на клітини, всередині кожної клітини розміщується один символ (одна друкована літера, цифра або інший знак);

якщо з будь-яких причин в окремих полях інформація відсутня, в них ставиться символ „-” (прочерк), якщо відповідне поле розбито на клітини, то прочерк проставляється в усіх клітинах;

якщо в полі, розбитому на клітини, залишаються вільні клітини, то у вільних клітинах зліва від першої цифри проставляється символ „-” (прочерк).

Поля, що містять дані, встановлені в результаті ідентифікації осіб, та опис фінансової операції, призначення платежу заповнюються тільки на підставі та мовою наданих оригіналів документів (чи належним чином завірених копій). Інші поля, які передбачається заповнювати текстом, заповнюються українською мовою.

Слід зазначити, що значна кількість помилок пов’язана з тим, що відомості про суб’єкта первинного фінансового моніторингу та відповідального працівника у формі 4-ФМ не співпадають з зазначеними  у останній формі 1-ФМ, яка подавалась до Держфінмоніторингу України.

У зв’язку з цим, звертаємо увагу, що у разі зміни реквізитів суб'єкта, що зазначені у формі №1-ФМ  - „Картці реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб”, суб’єкт первинного фінансового моніторингу має повідомити Держфінмоніторинг України про такі зміни протягом трьох робочих днів з моменту їх настання  шляхом надання іншої форми №1- ФМ  з новими реквізитами.

Також суб’єктами первинного фінансового моніторингу допускаються помилки, пов’язані з вказуванням невірного коду ідентифікатора. Термін „Ідентифікатор в інформаційно-аналітичній системі ДКФМУ” вживається у такому значенні: це унікальний 6-символьний код у 36-ковій системі числення, який Держфінмоніторинг України формує та присвоює суб’єкту первинного фінансового моніторингу при його реєстрації в інформаційно-аналітичній системі Держфінмоніторингу України для подальшого подання суб’єктом первинного фінансового моніторингу інформації про фінансові операції, про що суб’єкт первинного фінансового моніторингу інформується за допомогою форми № 3-ФМ.

При заповненні форми 2-ФМ та 4-ФМ необхідно враховувати наступне:

у полі 430 „номер повідомлення” форми 2-ФМ та у полі 010 „номер повідомлення” форми 4-ФМ вказується номер повідомлення про фінансову операцію, що направляється до Держфінмоніторингу України, який заповнюється  у такій послідовності: рік, місяць, дата та порядковий номер повідомлення за день. Наприклад, друге повідомлення у день за 12 березня 2005 року матиме у полі такий вигляд:

у полі 440 „дата здійснення повідомлення” форми 2-ФМ та у полі 020 „дата здійснення повідомлення” форми 4-ФМ вказується дата здійснення суб’єктом первинного фінансового моніторингу повідомлення про фінансову операцію, що підлягає фінансовому моніторингу, яка заповнюється у такій послідовності: дата, місяць, рік. Наприклад, повідомлення, здійснене 12 березня 2005 року у полі матиме такий вигляд:

у полі 480 „Дата  реєстрації фінансової  операції   у  реєстрі”  форми  2-ФМ – указується дата запису про фінансову операцію в реєстрі. Наприклад, якщо запис зазначених відомостей до реєстру здійснено 10 березня 2005 року, то поле матиме такий вигляд:

2. Невірне заповнення форми 1-ФМ „Картка реєстрації суб’єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб”

Слід враховувати, що у разі наявності у суб’єкта первинного фінансового моніторингу відокремленого підрозділу та при поданні до Держфінмоніторингу України форми 1-ФМ щодо нього спочатку необхідно подати інформацію стосовно суб’єкта первинного фінансового моніторингу – юридичної особи. Після отримання ідентифікатора суб’єктом первинного фінансового моніторингу – юридичною  особою,  необхідно  подати  форму 1-ФМ для суб’єкта первинного фінансового моніторингу – відокремленого підрозділу.

При наданні до Держфінмоніторингу України форми 1-ФМ вперше суб’єктом первинного фінансового моніторингу – юридичною особою заповнюються розділи: I „Ідентифікація суб’єкта первинного фінансового моніторингу”, II „Загальні відомості про суб’єкта первинного фінансового моніторингу”, III „Додаткові відомості про суб’єкта первинного фінансового моніторингу”, V „Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)”; не заповняється розділ ІV „Відомості про відокремлений підрозділ, що реєструється” (у полях у кожній клітині ставиться символ „-” (прочерк).

При наданні до Держфінмоніторингу України форми 1-ФМ вперше суб’єктом первинного фінансового моніторингу – про відокремлений підрозділ заповнюється розділи: I „Ідентифікація суб’єкта первинного фінансового моніторингу”, ІV „Відомості про відокремлений підрозділ, що реєструється”, V „Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)”; не заповняються розділи II „Загальні відомості про суб’єкта первинного фінансового моніторингу” та III „Додаткові відомості про суб’єкта первинного фінансового моніторингу” (у полях у кожній клітині ставиться символ „-” (прочерк).

У колі в правому нижньому куті Картки реєстрації суб’єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб проставляється зразок печатки суб’єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу (у разі надання права відокремленому підрозділу самостійного подання інформації до Держфінмоніторингу України).

Картка підписується керівником суб’єкта первинного фінансового моніторингу із зазначенням таких відомостей:

- повне найменування посади;

- прізвище, ім’я та по батькові керівника, а також його особистий підпис.

Підпис засвідчується відбитком печатки суб’єкта первинного фінансового моніторингу.

Отже, на Картці має бути два відбитки печатки.

3. Незаповнення обов’язкових полів у формах 2-ФМ „Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу” і 4-ФМ „Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу”

Найбільше помилок, які допущені небанківськими фінансовими установами при поданні інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, пов’язані  з  незаповненням  обов’язкових  полів  у формах  2-ФМ „Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу” і 4-ФМ „Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу”.

Роз’яснення щодо заповнення форм знаходяться в Інструкції щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов’язаної із здійсненням фінансового моніторингу, яка затверджена наказом Держфінмоніторингу від 13.05.2003 №48.

При заповненні форми 2-ФМ „Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу” необхідно враховувати, що реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, формується із послідовних записів про фінансову операцію, при цьому кожен запис складається із заповнених бланків форм за відповідними розділами. Усі записи в Реєстрі нумеруються послідовно та мають наскрізну нумерацію. Бланки форм, передбачені розділом III Реєстру, заповнюються для кожного  учасника фінансової операції окремо.

Виправлення даних, внесених до Реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, не допускається. У разі допущення помилки (помилок) у реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, у Реєстрі необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером. Анулювання запису фіксується шляхом внесення тексту „АНУЛЬОВАНО” у поле „Додаткова інформація” розділу IV Реєстру. У цьому самому полі зазначаються номер та дата нового запису про цю фінансову операцію. У новому записі в Реєстрі поле 470 „Порядковий номер реєстрації фінансової операції у реєстрі” повинно містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів у Реєстрі.

При виявленні помилок або неточностей у записах, інформацію щодо яких було взято на облік Держфінмоніторингом, у Реєстрі також необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером та надіслати до Держфінмоніторингу. При цьому в полях 690 „Порядковий номер фінансової операції, що корегується”, та 700 „Дата та час реєстрації фінансової операції, що корегується” Реєстру зазначається відповідно порядковий номер фінансової операції, що корегується, дата та час реєстрації фінансової операції, що корегується.

При заповненні форми 2-ФМ необхідно враховувати, що кількість зазначених учасників фінансової  операції у полі 500 „Кількість учасників фінансової операції” повинна співпадати з кількістю поданих відомостей про учасників фінансової операції.

У формі 2-ФМ для клієнта повинна бути вказана адреса тимчасового місця проживання.

Слід зазначити, що  хоча б один з кодів фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, повинен бути заданий. Так, у формі 2-ФМ хоча б одне з полів 611 - 614 „Ознаки фінансової операції, що підлягає обов’язковому фінансовому моніторингу (код)” або 631 - 634 „Ознаки фінансової операції, виявленої за результатами внутрішнього фінансовому моніторингу (код)” повинно бути задано.

Наприклад.

У формі 2-ФМ повинні бути задані:

поле 710 „Кількість аркушів доданих документів”. Якщо документи не додаються, то поле матиме наступний вигляд:

поле 550 „Сума фінансової операції у валюті проведення (вага банківського металу в грамах)”, необхідно вказати цифрами суму операції в іноземній валюті або вагу банківського металу в грамах. Якщо операція проводилась у гривнях – вказується сума в гривнях. Наприклад,

якщо сума операції 100 тисяч доларів США, 55 центів,  поле  заповнюється  так:  -----100000,55;

якщо операцію проведено з використанням 2000 грамів золота, поле заповнюється так: -------2000,00;

якщо сума операції 350 тисяч гривень, поле заповнюється так:

-----350000,00;

поле 490 „Ознака можливості відношення фінансової операції до фінансування тероризму” – вказується наявність ознаки (1 - немає; 2 - є), що фінансова операція може бути пов’язана  з фінансуванням тероризму;

поле 460 „Черговий номер фінансової операції у повідомленні” – вказується порядковий номер фінансової операції у повідомленні у зв’язку з тим, що у одному повідомленні може бути одна або декілька фінансових операцій.

При заповненні форми 4-ФМ „Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу” слід враховувати, що це повідомлення Дер&#